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Le conseil de la semaine

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19/02/2016

6 conseils pour obtenir une réponse à ses e-mails
Source le blog du modérateur

 
Les emails sont vivement critiqués en entreprise. Pour beaucoup, il serait préférable de préférer le téléphone ou les messageries instantanées telles que Slack pour communiquer, que le destinataire soit un collègue ou un interlocuteur externe. Mais plutôt que de critiquer l’outil, il serait peut-être plus judicieux de commencer par balayer devant sa porte : et si le problème, ce n’était pas l’email mais notre manière de l’utiliser ? Plutôt que de constater, avec effroi, que personne ne répond à nos emails malgré plusieurs relances, il est sans doute plus constructif d’identifier les éléments qui permettent d’obtenir un taux de réponse satisfaisant. C’est ce qu’a fait Boomerang, l’outil permettant de planifier un email sur Gmail, en se basant sur 5,3 millions d’emails envoyés cette année. De l’objet au contenu en passant par sa mise en forme et le ton employé, Boomerang dévoile les 6 éléments permettant d’obtenir une réponse à ses emails.
 

Objet du mail : 3 à 4 mots
L’objet du mail est le premier élément qui doit attirer le destinataire. Boomerang remarque que les mails ayant un objet de 3 à 4 mots sont ceux qui permettent d’obtenir le meilleur taux de réponse. On pense que les emails analysés par Boomerang étaient principalement anglophones, hors l’anglais nécessite moins de mots que le français pour exprimer une même idée. On peut donc penser qu’en français, 5 à 6 mots seront efficaces pour maximiser ses chances d’obtenir une réponse.



Écrire des emails courts, mais pas trop
Deuxième constat : les emails qui contiennent entre 75 et 100 mots sont ceux qui permettent d’obtenir le plus de réponse. Évitez donc les emails trop courts, et ceux qui n’en finissent pas.

Évitez d’être neutre

Concernant le contenu de votre email et le ton employé, Boomerang conseille d’éviter d’employer un ton trop neutre. Ajouter des adjectifs permettant d’introduire de l’émotions dans vos emails, de l’objet au corps du mail, sera toujours intéressant pour susciter l’intérêt du destinataire. Mais attention, il serait improductif d’aller trop loin : les emails trop « heureux » ou trop « négatifs » ne sont pas efficaces. Évitez donc ce type de formule : « Ce fabuleux raton-laveur est absolument génial ; la troisième photo va vous étonner ».

Donnez votre avis

Dans la même veine, on remarque que les emails objectifs, très factuels, ceux où l’auteur ne se mouille pas, obtiennent moins de réponse. N’hésitez pas à donner votre avis pour intéresser l’interlocuteur et maximiser vos chances d’obtenir une réponse.

Poser 1 à 3 questions

Concernant le nombre de questions à poser dans son mail, évitez les longues listes de questions si vous ne souhaitez pas décourager le destinataire. Préférez des emails mieux ciblés, avec 1 à 3 questions tout au plus.

Adopter un langage courant quand on ne connaît pas l’interlocuteur

Concernant le niveau de langage à adopter, Boomerang conseille à juste titre de différencier 2 situations :

  • si vous connaissez l’interlocuteur, adaptez-vous. Vous êtes le mieux à même de comprendre quel niveau de langage utiliser si vous le connaissez.
  • si vous ne le connaissez pas, adoptez un langage courant. Un langage trop soutenu ou trop enfantin ne permet pas d’obtenir un bon taux de réponse.

En résumé

Boomerang résume ces 6 points ici. Vous pouvez consulter l’intégralité de l’étude à cette adresse : Tips for Getting More Responses To Your Emails.

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