Interview alumni : Erika MARIE, Office Manager et Chargée support client

Diplômée d'un master LAI (Langues et Affaires Internationales) à l'Université de Perpignan, Erika MARIE est aujourd'hui un véritable couteau suisse au sein de l'entreprise EXA Labs. Découvrez, à travers cette interview, les coulisses de son métier, son parcours et de précieux conseils pour se lancer à son tour !

Bonjour Erika, pouvez-vous nous expliquer en quoi consiste votre métier ? 

Je travaille pour la société EXA Labs. C’est une start-up qui est basée à Paris, mais on travaille tous à distance, donc je peux travailler depuis l’endroit que je souhaite. Elle développe une plateforme qui permet l’achat et la revente de NFTs . 

J’ai un double poste, comme c’est souvent le cas en start-up. Le premier axe sur lequel je travaille, c’est le support client : je vais mettre en place le centre d’aide et gérer les requêtes utilisateurs, en étant le lien entre la communauté et le développement technique. Et de l’autre côté, je suis Office Manager : je m'occupe des ressources humaines, de la pré-comptabilité, de la communication interne et de tout ce qui attrait aux opérations. Je veille à ce que tout se passe bien dans l’entreprise et que les différents départements communiquent correctement entre eux. 

EXA Labs est une petite structure de 6 salariés, et c’est vrai que le domaine est encore un peu méconnu, mais est très prometteur pour la suite. 

Avez-vous une journée type ? 

C’est vrai que dans l'environnement start-up c’est difficile d’avoir une journée type, mais si je devais en décrire une, je diviserais ma journée en deux axes de travail. Par exemple, le matin, dès que je vais me connecter à mon ordinateur, je vais regarder s’il y a eu des requêtes utilisateurs, leur répondre, et éventuellement me rapprocher du département technique, pour solutionner des bugs ou bien faire remonter un problème qu’il y a du côté utilisateur. Ensuite, si ce n’est pas une période où il y a eu un gros développement technique, je peux être amenée à écrire des articles. 

Et si je bascule du côté Office Manager, il y a plusieurs tâches en fonction des périodes. Si on a un événement qui est prévu, je vais m’occuper de toute la partie logistique. Si on est en fin de mois, je vais devoir lancer les paies, ce qui inclut de vérifier toutes les variables de paies. Toutes les semaines, je vais mettre à jour la trésorerie, vérifier que tel argent a été débloqué pour tel département et qu’on suit bien notre trame prévisionnelle. Après ça dépend vraiment des événements qui peuvent avoir lieu dans l’entreprise. Il n’y a pas une seule journée qui ressemble à une autre. 

Selon vous, quelles sont les qualités à avoir ?

Je pense qu’il faut sensiblement avoir les mêmes qualités pour les deux métiers que je fais. 

La première, c'est la rigueur. Je ne peux pas me permettre de m'adresser à des utilisateurs sans avoir la bonne information. Il ne faut pas que les informations se contredisent, il faut que ma manière de communiquer soit claire. Aussi, nous communiquons totalement en anglais du coup, je ne peux pas me permettre de faire des fautes. Je dois être méticuleuse et toujours vérifier ce que je fais. C’est pareil pour le côté Office Manager, si je manipule des chiffres et que je me trompe, ça peut impacter toute l’entreprise.

La seconde, c’est la débrouillardise. On n’a pas beaucoup de ressources humaines dans l'entreprise, il faut savoir toucher à tout et c'est un peu ma nature donc ça m'arrange. J’aime bien devoir me dépatouiller avec ce que j’ai et devoir optimiser le peu que j’ai. Et dans l’environnement start-up, je dirais qu’il faut avoir de la souplesse, savoir s’adapter. On est souvent amené à changer de tâche rapidement.

La troisième qualité, selon moi, est l’écoute. En tant qu’Office Manager, je suis au milieu de tous les pôles et il faut que j’écoute les salariés et que je transmettre les informations en interne. Et du côté support client, j’ai besoin d’écouter ce que les utilisateurs de la plateforme ont à me faire remonter. 

La dernière qualité est la curiosité, la soif d’apprendre. L’environnement dans lequel on travaille chez EXA Labs avec les NFT, la cryptomonnaie… c’est nouveau et c’est hyper changeant. Je pense qu’il est nécessaire de se mettre constamment à la page. L’information que je peux avoir aujourd’hui, elle peut être différente demain. 

Qu’est-ce qui vous plaît le plus ?

J’ai toujours aimé le côté Office Manager. Pour le coup, c’est un métier qui, pour moi, est facile dans le sens où je l’ai toujours fait d’une certaine manière dans ma vie professionnelle mais aussi personnelle. Je fais partie des rares personnes à aimer la paperasse alors c’est un avantage. C’est aussi un métier qui permet d’être au centre de l’organisation, dans le sens où l’information m’arrive de tous les pôles. J’aime être au courant de tout ce qui se passe dans l’entreprise pour avoir une vision holistique et savoir répondre aux questions. 

Quel est le plus grand challenge que vous rencontrez ?

Au niveau du métier d’Office Manager, c’est paradoxal, parce qu’on est au milieu, mais c’est quand même un métier très solitaire. Je vais rarement partager mes tâches de travail avec les autres personnes de l‘équipe. Et ça peut être un challenge, parce que quelqu’un qui n’est pas à l’aise dans l’autonomie dans son poste, il ne va pas forcément se sentir bien. 

Du côté start-up, le challenge le plus flagrant, c’est de savoir équilibrer ses tâches. Ça peut être difficile de jauger ce qui va primer lorsqu’on travaille sur plusieurs axes de travail. C'est très important de gérer la trésorerie de l'entreprise, mais c’est aussi très important de répondre à tes utilisateurs et faire en sorte qu’ils soient écoutés. 

Troisième chose, qui aurait dû être en premier finalement, c’est le côté management, bienveillance des managers, l’équilibre vie pro/vie perso. Ça peut être difficile dans un environnement start-up, il faut savoir se donner un cadre, et c'est encore mieux si on a de superbes managers qui font attention à ça.

Quelles formations avez-vous suivies pour atteindre ce poste ?

Personnellement, j’ai toujours été une élève un peu perdue, sans passion, j’étais plutôt moyenne de partout alors je ne savais pas vers quoi m’orienter. Par défaut, parce que j’ai passé un bac ES et que j’avais une majeure en espagnol, je me suis dit que j'allais tester les langues, alors je suis allée en Licence LEA à Avignon et j'avais le choix entre “commerce” et “tourisme”. J’ai pris “commerce” en me disant que ça allait m’ouvrir un peu plus de portes. 

J’ai continué sur ma lancée de licence et je me suis rendu compte que j’étais hyper à l’aise. Je prenais un point de moyenne chaque année, j'étais hyper fière de moi. Du coup, j’ai continué dans cette voie avec un master LAI à Perpignan. J'ai aussi obtenu en parallèle un diplôme universitaire “Développement à l’international” à l’IAE de Perpignan. J’ai toujours été dans les langues, le commerce et l’exploration des axes possibles dans une entreprise. 

Pourquoi avoir choisi l’Université de Perpignan ?

Premièrement, si on regarde avant Perpignan, j’étais à Avignon. J’ai toujours privilégié les universités de taille moyenne. Ça permet de ne pas être dans tout ce bazar d’étudiants et d'être un peu plus proche des professeurs.
Quand on est dans une université avec des milliers d’étudiants, les professeurs n’ont pas que ça à faire de prendre 10 min en plus pour expliquer quelque chose. J’ai vraiment aimé cette proximité à Perpignan, d’autant plus qu’on était une quinzaine dans ma promo de master, ça faisait comme des petites sessions de TP et j’ai trouvé ça vraiment chouette. 

Aussi, comme mentionné un peu avant, l’espagnol est ma langue de cœur et j’ai en partie choisi l’université de Perpignan pour sa localisation, à quelques minutes de l’Espagne. 

Et pour finir, j’ai choisi l'université de Perpignan puisqu’elle proposait le master que je voulais faire, qui était totalement en adéquation avec ma licence. C’était la suite logique de mon parcours. 

Avez-vous aimé la vie étudiante ? Quels souvenirs avez-vous ? 

C’était super ! En plus, j’étais marraine pour les étudiants. J’ai d'ailleurs rencontré une fille qui s’appelle Nora, elle est allemande, elle est devenue une de mes proches amies aujourd’hui. On s’est aussi créé un petit groupe en cours.

Et deux mois après être arrivée en master 1, on nous a proposé ce fameux diplôme à l’IAE, qui permet de partir en volontariat. Et la seule qui adorait l’espagnol dans ma classe, Noëmie, je ne la connaissais pas du tout, mais on s’est motivées toutes les deux à partir ensemble. Et aujourd’hui, c’est une de mes meilleures amies ! J’ai créé de bonnes amitiés et c’est ce que j’aime à l’université. Le campus est super agréable, c’est assez grand, on peut facilement se créer nos petites habitudes et se sentir bien.

Un conseil pour ceux qui veulent se lancer dans votre secteur ?

Il ne faut pas hésiter à contacter d’anciens étudiants. J’avais fait ça quand j’étais en master justement. On a pu rentrer en contact avec les anciens master 2 qui étaient en poste à ce moment-là. Donc, ça m’a permis de penser à des métiers qui ne sont pas forcément renseignés sur les sites. Par exemple, si on prend Office Manager, avant on pouvait confondre ce métier avec Assistant de direction alors que ça n’a rien à voir. 

Aussi, il ne faut pas se sous-estimer. Je sais qu’à l’époque, j’étais perdue, je me disais que je n’avais pas d’expertise, que je savais un peu tout faire, mais rien vraiment en profondeur. Alors, je pensais que rien n’était fait pour moi. Mais en réalité, il y a une montagne de métiers qui peuvent être exercés par des personnes qui font des formations générales comme LEA. Je vois des anciens collègues de master, certains sont partis en traduction, d’autres sont devenus professeurs, une amie travaille dans le vin et je travaille dans une start-up… Il y a énormément de choix, il ne faut pas se fermer. Et surtout ne pas négliger ses stages, parce que ça fait vraiment la différence sur la première expérience. 

Pour finir, mon dernier conseil est de ne pas se limiter à un seul métier, sauf si c’est un rêve, mais il n’y a pas de lignes tracées. L’ère du métier attitré, des études dédiées à un type de métier, c’est terminé. On peut faire plusieurs métiers et travailler dans plusieurs entreprises dans notre vie.